Delat dokument in action

Nu har jag skapat ett delat dokument på Buzzword, där det är tänkt att jag och Kicki skall skriva om Wikis. Är det någon mer som är intresserad av att deltaga så får ni höra er till min via mail.

Eftersom detta är en kurs så bjuder jag in er alla som vill att bli s.k. reviewer så ni kan se hur vårt arbete framskrider och kommentera. Ni kan då inte ändra i själva dokumentet. Skicka mig ett mail och tala om detta så ser jag till att ni får en inbjudan.

Varning för Microsoft Online

Jag försökte precis skapa mig ett konto på Microsoft Online men kände ganska snart att detta inte är något för mig. Om man skapar ett konto hos dem vill de ha en massa information och att de då hade rätt att skicka ut riktad reklam samt mail och nyhetsbrev och det fanns ingen möjlighet att slippa det. Synd eftersom detta kunde varit en lösning på mitt ekvationsproblem.
Nu får det bli något annat i stället.

Nackdelar med delade dokument

Nu kommer till jag till mitt sista planerade inlägg på denna blogg om delade dokument. Detta behöver inte betyda att jag inte kommer att skriva mer men det blir troligtvis inte lika ofta.

Detta med nackdelar är något som sällan diskuteras när det gäller ny teknik (förut möjligen elkraftsystem) men det kan ställa till mycket trassel om man inte är försiktig.

Här följer en listan på de nackdelar med att använda delade dokument jag kan komma på, det gäller inte bara för undervisning (märkta med U) utan även vid annan professionell användning (märkta med P) inom teknikområdet.

• Systemen är inte gjorda för att hantera ekvationer. (U,P)
  Ofta skriver man ekvationer när man skriver inom teknik. Se tidigare inlägg.


• Vem äger dokumenten? (U,P)
  Detta kan vara ett stort problem när det gäller copyright men även i frågor om patent. Då kan man komma till den mycket svåra frågan om något är publiserat eller inte. Detta gäller både inom U och P. Detta kan gälla mycket stora summor pengar. Dessutom kan det handla om andra företagshemligheter som man lägger i andra företags händer.


• Vad händer om server går ner permanent t.ex. företaget går i konkurs eller de slarvar bort ett dokument? (U,P)
  Om man rekommenderar ett visst program i undervisningen och det sedan strular, vems blir då felet. Detta kan handla om stora eknomiska värden i företag om saker bara försvinner. Man litar ju på att back-up sköts av ett företag som man kanske inte har avtal när det gäller sådana saker.


• Om man tappar alt. inte har någon internet koppling? (U,P)
  Kan man kräva internetuppkoppling för att studera på högskola hemma.Visst kan de alltid komma åt dokumenten via skolans utrustning men då har man tappat den stora fördelen med att man kan komma åt det överallt. (Man har samma problem om man skickar via e-mail men inte om man hanterar papperskopior). För företag kan det bli jobbigt om man tappar internet uppkoppling inför t.ex. något mycket viktigt möte eller man skall jobba på under en resa men SJ:s system är nere (eller att man reser mellan Göteborg och Trollhättan :) )
  
• Kan man stoppa reklambudskap? (U)
  Under min sökning av program för delade dokument såg mycket lite reklam men detta kan ju ändras. Eftersom de som tillhandahåller tjänsten kan ta del av allt material kan de också skräddarsy reklam till specifica användare, skall sådant verklig finnas inom skolan. Detta är främst ett problem i lägre åldrar man kan även vara ett problem om man jobbar med männsikor med mentala funktinshinder som kan behövas skyddas extra.


• Om det helt plötsligt blir avgiftsbelagt, vem betalar för att få loss dokumenten? (U)
  Jag anser att man inte kan kräva studenter/elever att lösa ut dokument när skolan krävt använding av en specific mjukvara. Detta kan bli mycket dyrt.


• Man kan bli ofrivilligt kopplad till både olaglighet eller omoraliska saker. (U,P)
  Eftersom man inte själv har full kontroll över sina dokument kan dessa användas på ett sätt som man inte vill men det kan också innebära att man t.ex. blir förknippad till en verksamhet som man inte vill.


• Risk för virus. (U,P)
  Virus (dator- förstås) kan förstöra dokument. Troligtvis (läs förhoppningsvis) så är företagen som erbjuder internetbaserade resurser mycket noggrannare med sitt virus skydd än vad varje enskild användare är men det är en mycket större måltavla.

Jag är fullt medveten om att flertalet av dessa punkterna är osannolika men jag anser att man skall vara medveten om vilka risker som finns. Jag anser dock att saker såsom patent och andra företagshemligheter skall inte finnas i närheten av internetbaserade resurser.

Slutligen vill jag bara skriva att jag är i stortsett mycket positivt till användandet av delade dokument inom både undervisning och för professionellt användandet.

Så arg på Google Docs!!!

Skulle övertala en kollega om att vi ksulle använda google docs för att skriva en gemensam rapport för jag ville testa det. Det visade sig att det inte finns något stöd för att skriva ekvationer vilket är viktigt när man kommunicerar vissa ämnen såsom elkraft. Jag misstänker att matematik också kan vara svårt att klara av utan möjligheter att skriva ekvationer.
Jag talade med Ulf (i kursen) om detta och han sade att det fanns någon Latex-pug-in som man skulle kunna använda men då blir det ju inte så enkelt längre. Jag skriver latex men kanske inte alla andra (det är lite knepigt i början).
Jag har inte hunnit kolla upp om alla de andra delbara dokumenten om de kan hantera detta. Buzzword gör iaf inte men man kan skriva grekiska tecken vilket hjälper till lite grann.

Det slutade med att vi skrev texten i google docs men fick klippa in texten i word för att få in ekvationerna.

Google Dokument

Nu har jag kommit till den sista programmet för delade dokument som jag tänkte ta upp i min blogg. Vad jag har förstått så är det Google dokument (eng. docs) som sätter standarden. Detta hette förr writely så det är ett namn man kan stöta på. En stor fördel med Google dokument är att vi redan har registrerat ett användarnamn eftersom vi har våra bloggar. Dessutom är det det enda jag känner till som finns på svenska. Tidigare har jag skrivit upp alla olika program som finns runt omkring men i detta fall så finns det så många.

När jag testade Google dokument så såg det utsom nästan alla andra förutom Buzzword som blivit min favorit pga designen. Till Googles finns det möjligheter att ta del av de delade dokumenten via iPhone, Blackberry eller Windows Mobile dock kan man bara läsa men detta kan vara tillräckligt. Men presentationer fungerar bara i iPhone, åtminstone än så länge. När jag surfade runt angående Google dokument så såg jag en artikel som skrev att om man publicerade ett dokument så tillhörde det Google och detta har fått mig att intresserade för faror och nackdelar med delade dokument.

Därför tänkte jag utöka min sista del med faror med delade dokument.

Microsoft Office Online

Även Microsoft har hakat på trenden och har nu också en webbplats för delade arbetsytor. Denna arbetsyta är inte bara för Word 2003 utan även för Microsoft Office Excel 2003, OneNote 2003, Outlook 2003 och PowerPoint 2003. Microsoft har även skapat en funktion som göra att man kan lägg upp uppgifter till varandra med deadlines. Detta kan var mycket bra eftersom ofta behövs deadlines för man skall göra något.

Hur det är med kompatibiliteten är svårt att säga men jag skulle nog aldrig rekommedera någon som inte använder PC att använda något från Microsoft.

Vill du veta mer om Office Online kan du titta på:
http://office.microsoft.com/sv-se/help/HA010930941053.aspx

Thinkfree

En kort presentation av ThinkFree.

ThinkFree är ett paket från thinkfree Corp. och är ett gratis packet som innehåller
ThinkFree Write (word processing)
ThinkFree Calc (spreadsheet)
ThinkFree Show (presentationer)

Thinkfree finns på 11 olika språk men dock inte svenska. ThinkFree skall vara kompatibelt med Microsofts Officeprodukter men man kan också skapa pdf-dokument. Det skall också vara oberoende av platform eftersom det skall fungera med såväl Windows som Mac OS X och Linux. Om det stämmer är svårt att säga. De tillåter dessutom att man kan spara upp till 1 GB dokument vilket kan vara bra om man samarbetar med många eller gör stora presentationer.

ThinkFree Docs är skapat för att kunna dela mig sig till alla de dokument som man skrivit men man också koppla det till sin Facebook. Dessutom finns flera program så som Portable iPod Edition men den är avgiftsbelagd.

Zoho

En kort presentation av Zoho.


Zoho eller som den också kallas Zoho-sviten är till skillnad från de tidigare ett helt paket med web-baserade program.

De delar som finns (just nu iaf) är:
Zoho-Writer (Word processor)
Zoho-Sheet (Spreadsheets)
Zoho-Show (Presentations)
Zoho-Wiki (Gissa själva)
Zoho-Notebook (Notes)
Zoho-Mail
Zoho-Projects (Project management)
Zoho-CRM
Zoho-Meeting (web conferencing)
Zoho-Creator (for databases)
Zoho-DB & Reports (Database and Reports)
Zoho-Planner (Organizer)
Zoho-Chat
Site 24x7 (Website monitoring)
Zoho-Polls
Zoho-Viewer (Viewing and sharing documents)
Zoho-Challenge (Evaluations)


Här tänkte jag bara ta upp Zoho-Writer eftersom det är den som kan jämföras med de andra. Writer precis som alla andra delarna skapade av AdventNet Inc.. Writer ser ut som engelska versionen av Word 2003 är av typen WYSIWYG och har ett upplägg på liknande sätt som Word men mycket färre funktioner och bara stavningshjälp på engelska. Dessutom finns en plug-in för att fungerar i Word (dock bara den engelska versionen). Det finns även en "QuickRead" för Internet explorer och Firefox vilket gör att man inte behöver Word installerat på datorn.

Med Writer är att man kan läsa sina dokument i mobilen vilket kan vara bra om man är mycket ute och reser och inte orkar släpa på laptoppen.

Dessutom finns en kopplig till facebook så att man kan dela med sig där men jag tror inte på det eftersom Facebook verkar vara på väg ut och Facebook är ju knappast känt för att vara seriöst trots det som stod i Metro den 3:e mars om att man kan utnytja Facebook för att bygga en image.

Buzzword

En kort presentation av Buzzword.

Detta program är tillverkat av ett stort företag (Adobe) och det märks. Det är mycket mer påkostat när det gäller layout m.m. Detta ser mer ut som word när man arbetar i det och dessutom påstås det det skall vara kompatibelt med Word 2003. Buzzword har samma grunduppbyggnad som word men har färre funktioner men troligtvis alla man kan tänka sig behöva. Kan man använda word kan man använda sig av denna också. Det verkar också vara gratis och håller reda på olika version så att det går att gå tillbaka. Om man delar med sig av dokumentet kan man klassificera sina medarbetare i tre klass, co-author (har fulla rättigheter), reviewer (kan läsa och lämna kommentarer) och reader (som bara kan ta del av materialet). Dock finns det bara på engelska men med stavningshjälp. Det finns även en kortfattad hjälpfunktion.

När det gäller teknik så kräver Buzzword Flash Player 9 med Internet 6 eller 7, Safari 2 och 3 (men 3 bara för Macintosh), eller Firefox.

Dock verkar det inte finns program för att hantera andra typer av filer dock finns det en inbyggd funktion att hantera sin dokument.

För övrigt tycker jag att det är riktigt snyggt att titta på. :)

Writeboard

En kort presentation av Writeboard

Writeboard är ett programvara som har skapats och underhålls av 37signals. Det är främst till för att skriva text och dela med sig av den. Varje gång loggar in och ändrar något så sparas det i en separat version som man sedan kan gå till och man kan även jämföra vad som förändrats mellan gamla versioner.

Genom att använda systerprogrammet Backpack (se nedan) kan man hålla redan på flera delade dokument och man kan även få öka säkerhet. En nackdel är att man inte kan importera filer direkt in i systemet utan man måste i så fall klipp ut och sedan kopiera in bara texten. Exportera text är dock lättare men det går bara att exportera till en text och det går att maila dokumentet till valfri adress.

Writeboard är gratis men sägs bara fungera med Internet Explorer 6.x, Safari, eller Firefox dock inte Internet Explorer 5.x vilket kan vara ett problem. Writeboard finns bara på engelska vilket kan vara problem för dem som har det svårt för engelska och det finns inte heller någon stavningshjälp. Formateringsverktygen är dessutom starkt begränsade.

Systerprogram som kan vara av intresse från 37signals:
Basecamp (web-based project management)
Campfire (web-based group chat for business)
Backpack (web-based personal and small business information organizer)
Ta-da-list (web-based to-do list manager)
Highrise (Online contact manager and simple CRM)

Fördelar med delade dokument

Här kommer min lista på fördelar men utan rangordning.

• Inga program behöver installeras, lägre krav på datorn
• Färre funktioner, mindre saker som kan gå fel
• Ingen uppgraderingar behövs, alltid senaste programversionen
• Behöver inte egenhemsida och ftp-program
• Ingen risk för virus
• Ingen backup behövs
• Stora möjligheter till samarbete
• Möjligheter till att styra åtkomst
• Gratis alternativ finns
• Åtkomsten är oberoende av plats och i vissa fall även teknik
• Hjälp med versionshanter

Det finns säkert fler men jag kan inte komma på dem nu men om jag kommer på fler så kommer jag att komplettera listan.

Exempel på Internet baserade resurser

En lista på vad jag kommer att fokusera på:

• Google Docs (www.google.com/doc)
• Zoho (http://www.zoho.com/)
• Thinkfree (http://www.thinkfree.com/)
• Buzzword (http://www.buzzword.com/)
• Delade arbetsytor hos Microsoft (http://www.office.microsoft.com/)
• Writeboard (http://www.writeboard.com/)

Ev. kommer det någon mer men jag får se var det slutar.

Inledande om delade dokument

Idag satt jag surfade runt på nätet för att lära mig lite mer om delade dokument.
Jag fann att det finns ett antal olika ställen på nätet där man kunde jobba med delade dokument och jag tänkte presentera en del av dem. Det verkar finnas två typer av inriktningar på dessa; dokumentdelning som det finns möjligheter att arbeta med dokumenten och webbaserade arbetsplatser med möjligheter att dela dokument.

Detta betyder att man kan utnyttja dessa möjligheter även om man inte delar dokumentet med någon annan. Dessa möjligheter är främst för att skriva text men fler av system stödjer även andra typer av filhantering.

Jag tänkte först presentera ett par exempel på vad som finns där ute och sedan skriva om lite fördelarna med internetbaserad filhantering och sedan lite mer detaljerat om varje exempel. Slutligen lite om nackdelar och risker med att använda internetbaserade resurser.